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報連相の目的、重要性を解説し、ビジネスで活用する方法

部下Bさん
報連相しろって言われるけど、そんなに重要なの?

こんな疑問に解決していきます。

突然ですが、あなたの身の回りでこんな事ありませんか?

上司Aさん
なんで報告しろって言ったのに報告しないんだよ!!
すみません…今お伝えしに行こうとしたんですが…
部下Bさん
上司Aさん
それじゃ―遅いんだよ!!今まで何やってたんだよ!!
すみません…
部下Bさん

こういったやり取りによって上司は、部下に対してサボっている、仕事ができないやつ。などと認識されてしまい信頼を失ってしまいます。

部下の方々はこんな時、何が正解だったのか?分からず悩んでしまう人もいるでしょう。

いつ、何て言えばよかったんだろう…
部下Bさん

ここには、報連相を意識した行動が必要不可欠です。

では一体、どのように意識した行動を取れば良いのか?一緒に確認していきましょう。

報連相の目的

ビジネスでよく使われる報連相ですが、ご存知のとおり、報告、連絡、相談のことです。

この報連相は時として、使い方がごちゃごちゃになってしまう人もいます。

まずは、それぞれの定義を確認していきましょう。

報告の定義

お願いされた事、言われた事を実行し、結果がどうなったのか?

もしくは、時間がかかっている場合、進捗状況がどうなのか?どこまで進んでいるのか?などを伝えること

連絡の定義

業務についてやスケジュールのこと、時間など上司に限らず、同僚、部下、別部署などへの伝達、共有すること

相談の定義

何か業務上、意思決定をしなければならない時など、決定する前に上司に仰ぐこと

業務以外でも、対人問題、仕事上のオペレーションの確認など様々ありますが、そういったことも全て誰かに客観的な意見を貰うためにも行います

組織内、チーム内の情報を共有する

あなたのチームや組織は効率的に動けていますか?

処理がいつも後始末になってしまい、生産性の上がらない仕事になってしまっていませんか?

ミスト
報連相が徹底されて、情報が共有されていると効率は上がります!

組織で仕事を進ませるためには、全員が同じ方向を向いて進んでいくことが必要です。

同じ方向で進めるために、情報が細かく行き届いているか?きちんと報連相が出来ているかがカギになってきます。

報連相で仕事を円滑に、効率よくする

情報共有をしていくことで、仕事を円滑にし、効率よくします。

どのように効率が上がっていくのでしょうか?一緒に確認しましょう。

ここに基準の高い上司と基準の低い部下がいるとします。

上司Aさん
お願いしていた事はどうなりましたか?
終わってます!今は○○をしています。
部下Bさん
上司Aさん
…分かりました。後ほど確認します。

この時の上司はこんなことを考えています。

✔終わり次第何ですぐに報告に来ないんだろう?

✔今からだと確認出来ない、明日になってしまう…

✔本当に終わっているのだろうか?

上司もすぐに確認して、間違いがあれば基準をすり合わせられるので、すぐに報告してほしかったようです。

基準がすり合わせられるということは、部下の方のレベルが上がるチャンスでもあります。

基準が上がり部下が成長していくと、次は同じような報告が要らなくなるので、そういった連鎖が効率改善に繋がっていきます。

どこまで報連相するべきか?

報告をする部下の立場の人は、こんなことを思ってませんか?

どこまで報告したらいいの?
部下Bさん

結論から言うと、どこまででもです。

考え方として、自分がどこまで話すか?ではなく、相手や上司がどこまで望んでいるか?を考えなければなりません。

その為に、事前にどこまで望んでいるのかを、確認してから仕事に取り掛かるとよいでしょう。

報連相の重要性を理解できているか?

コミュニケーションを円滑にする

きちんと報連相を徹底することで対人関係が良好になります。

質問や相談をすることで、相談された上司は、相談してくれたと相手の事を信頼するようになります。

部下がこんなことに困っています。

これはどのように進めていけばいいだろう…?
部下Bさん

こんな部下がいた時にどのような行動を取ってくれたら、期待して信頼を寄せるようになるでしょうか?

部下A

分からないけど、チャレンジしろと日頃からやってみろ!って言われるから、とりあえずやるか。でも本当に大丈夫かなぁ…やってみるか…

その後、結果失敗をしてしまう。

部下B

分からない…やるためには○○と○○が必要でこの順番で行ったら上手くいくかも。一度この提案で相談してみよう。

すみません、ご相談なのですが…

結果は後者です。

相談してくれている、信頼してくれていると感じ取れると、うまくいくように協力しようと考えます。      

こういったコミュニケーションが組織で多くなると何でも聞ける関係が成立してきて、組織全体のモチベーションもあがってきます。

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最悪の事態を回避できる?

報連相はどんな効果を発揮するのか?

あなたの上司に報連相をした場合、あなたの上司は問題を読み取ることが出来ます。

あなたの報告で先々どのような事が起こるのかを予測しますから、あなたの報連相こそ重要なのです。

報告や相談をしていたから、問題を先延ばしにせず解決できた。

むしろ最悪の事態を防ぐというのは、問題解決を先延ばしにしなかったから、最悪の事態を間逃れるのです。

これがあなたの報告から始まった問題解決も必ずあります。

報連相をし損ねてしまい…

上司Aさん
何故、言わなかったのですか??

と最悪の事態が訪れないようにしていきましょう。

トラブル回避の役目をする

報連相の徹底は、最悪の事態の回避ができる。とお伝えしました。

じゃあ最悪の事態以外は回避できないの…?
部下Bさん

そんなことはありません。

職場において人間関係などのトラブル回避にとても重要になります。

上司は、部下や自分の組織を円滑にする責任がありますので、そこで困っている事を伝えずにいると事態は悪化してしまいます。

こんな事自分で…
部下Bさん

そう思わずに報連相がこまめに出来るように癖つけていきましょう。

上司Aさん
こんなことが起こっていたなんて…知らなかった…

部下は上司に報連相を徹底し、上司は何でも言いに来ると思わずに自分から積極的に話しかけにいきましょう。

まとめ

報連相の重要性について解説してきました。

報連相は、最悪の事態を回避することが出来ます。

当たり前にやることが出来れば、圧倒的に仕事のミスやコミュニケーションによるミスをなくせます。

何かにつまずいている時は、まず上司への報連相を徹底することで、問題を解決出来るようにしていきましょう!!

今回は以上です。

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  • この記事を書いた人

mist

【仕事の悩み解決します】現役30代Manager|失敗から学び成長に繋げる| 2022エクセレントマネージャアワード受賞(上位0.2%)🥇|2000人以上の部下育成|組織構築のプロ| 東証一部上場企業|入社後、働き方の悩みに寄り添い、解決するBlogを開設、運営してます|ブログ、仕事の事を呟きます|2022.5.29〜

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